23 estatísticas: automação em Workflows já é essencial

A distância entre o que um workflow poderia fazer e o que de fato é feito está custando bilhões às empresas todo ano. Trabalhadores do conhecimento passam 60% do tempo com trabalho sobre o trabalho, e mesmo assim a Deloitte constata que processos fragmentados são citados como a principal barreira à automação em quatro pesquisas consecutivas. Essa desconexão gera ineficiência enorme, do tipo que consome recursos e desgasta equipes. O This+that ataca o problema lendo mensagens, extraindo tarefas e executando-as automaticamente em ferramentas conectadas, transformando a atividade da caixa de entrada em trabalho concluído sem nenhuma etapa manual pelo caminho.

Principais conclusões

• Tarefas manuais drenam produtividade - 94% dos trabalhadores gastam pelo menos duas horas por dia com trabalho repetitivo que a automação poderia eliminar
• O mercado cresce rapidamente - A automação de workflows global atingiu US$ 23,77 bilhões em 2025, com crescimento anual de 9,41% entre 2026 e 2031
• O retorno vem rápido - um estudo da Forrester encomendado pela Microsoft projeta mais de 200% de ROI em três anos, com retorno do investimento em 6 meses
• A confiança na precisão é alta - 88% dos usuários de automação confiam que ela executa tarefas sem erros
• A satisfação dos funcionários melhora - 89% dos funcionários relatam maior satisfação no trabalho ao usar automação no ambiente de trabalho
• A ineficiência na comunicação é o principal problema - 60% dos funcionários consideram difícil, muito difícil ou quase impossível obter dos colegas as informações essenciais para o trabalho

O custo chocante das tarefas manuais: por que a automação de workflows importa

1. Trabalhadores do conhecimento passam 60% do tempo com trabalho sobre o trabalho

Trabalhadores do conhecimento dedicam 60% do seu tempo a trabalho sobre o trabalho em vez de ao trabalho em si, atividades que agregam pouco valor estratégico. Multiplique isso por equipes e departamentos e vira um freio significativo na produtividade. Para uma equipe de 10 trabalhadores do conhecimento, são mais de 100 horas semanais perdidas em trabalho manual.

2. Trabalhadores dos EUA perdem 187 horas por ano em reuniões desnecessárias

A Asana constatou que trabalhadores dos EUA perdem 187 horas por ano em reuniões desnecessárias, além de 308 horas em trabalho duplicado. São semanas de jornada de trabalho dedicadas a algo que a automação inteligente poderia tirar de suas mãos. Um gestor soterrado em tarefas de dados não consegue focar em estratégia, mentoria ou tomada de decisão.

3. 25% dos gestores perdem mais de 20 horas semanais com tarefas administrativas repetitivas

Trabalhadores dos EUA perdem 187 horas por ano em reuniões desnecessárias e 308 em trabalho duplicado. Isso explica boa parte da dificuldade das organizações em executar mesmo com lideranças talentosas. O DoBox, um gerenciador de tarefas alimentado por IA que se preenche sozinho ao analisar mensagens em busca de itens de trabalho, alivia essa carga administrativa extraindo e organizando tarefas automaticamente a partir das comunicações.

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4. 60% têm dificuldade em obter informações dos colegas

Ao serem questionados sobre a facilidade de obter informações essenciais para o trabalho junto aos colegas, 60% dos funcionários classificaram a tarefa como difícil, muito difícil ou quase impossível. Quando as informações estão espalhadas entre e-mail, Slack, Teams e outros canais, isso gera confusão e atrasa a conclusão das tarefas. Uma caixa de entrada unificada reúne essas comunicações dispersas em um único fluxo acionável.

5. 44% enfrentam erros repetitivos nos workflows

88% dos usuários de automação confiam que ela executa tarefas sem erros, o que é o reflexo de quantas vezes as transferências manuais introduzem falhas. A maioria desses erros vem de transferências manuais entre sistemas e pessoas. Ao acompanhar tarefas de cabeça ou em ferramentas desconectadas, os erros se acumulam.

6. 62% das organizações apontam dificuldade em integrar soluções

A Deloitte constatou que 62% das organizações apontam dificuldade em integrar soluções como uma barreira para escalar a automação. Os atrasos costumam ter origem na falta de clareza sobre a responsabilidade pelas tarefas e em itens de ação perdidos por estarem soterrados em threads de comunicação. A automação que extrai tarefas de mensagens e as direciona às pessoas certas elimina esse gargalo.

7. Lacunas de habilidades e resistência a novas formas de trabalhar

A maioria das organizações não enfrenta apenas um problema de workflow. 55% apontam falta de habilidades e experiência, e 52% citam a incapacidade de mudar formas de trabalhar, de modo que a maioria enfrenta mais de uma ineficiência significativa que a automação poderia resolver. Quando os problemas se acumulam assim, geralmente indica questões sistêmicas que exigem soluções abrangentes, não correções pontuais.

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8. 92% dos trabalhadores do conhecimento dizem que a automação melhorou o trabalho deles

A automação não está substituindo trabalhadores, e sim melhorando a qualidade do trabalho para os 92% dos trabalhadores do conhecimento que a utilizam. Ela absorve as tarefas tediosas para que as pessoas possam focar em trabalho criativo e estratégico. É um dos motivos pelos quais a resistência dos funcionários à automação está caindo rapidamente.

9. 74% dos funcionários dizem que a automação os ajuda a trabalhar mais rápido

Ao serem consultados sobre os benefícios da automação, 74% dos funcionários afirmam que essas ferramentas aceleram o trabalho deles. A velocidade vem de eliminar transferências, direcionar tarefas instantaneamente e gastar menos tempo procurando informações. A conclusão mais rápida do trabalho se traduz diretamente em mais capacidade.

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10. Reuniões e retrabalho custam 495 horas por ano

Os dados da Asana nos EUA contam 187 horas por ano em reuniões desnecessárias e 308 horas em trabalho duplicado ou já irrelevante. Com 495 horas, isso equivale a mais de doze semanas de trabalho por funcionário, e recai exatamente sobre o que a automação elimina: a corrida atrás de status, a reentrada dos mesmos dados, a reunião marcada só para descobrir em que pé algo está.

11. 86% dizem que a automação torna os funcionários mais eficientes

Na pesquisa de 2017 da Smartsheet com cerca de 1.000 profissionais da informação nos EUA, 86% disseram que a automação no trabalho torna os funcionários mais eficientes e produtivos. Esse otimismo constrói prontidão organizacional para iniciativas de automação. Equipes que esperam bons resultados costumam adotar novas ferramentas com mais sucesso.

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12. A automação ajuda a padronizar workflows diários

A maioria das organizações usa automação para padronizar operações diárias e manter execução consistente entre equipes. Quase 70% dos funcionários dizem que a automação os tornou mais produtivos e recorrem a ela para reduzir a variação que leva a erros e atrasos. O Workflows cuida da automação visual com modelos prontos para coisas como onboarding de clientes, follow-ups de reuniões e roteamento de suporte.

13. A automação apoia relatórios e planejamento mais rápidos

Mais da metade das organizações automatiza relatórios e planejamento, com eficiências de custo de 20 a 35% ao ano em regime contínuo nesses processos. É um encaixe natural, já que boa parte do trabalho é coleta e formatação previsível de dados. Relatórios automatizados entregam insights mais rápido e tiram peso dos analistas.

14. Contratação e onboarding ficam 67% mais rápidos com automação

A Panopto constatou que novos contratados recebem 2,5 meses de treinamento formal, enquanto a ambientação completa pode levar seis meses

15. 69% dos profissionais de RH dizem que a automação melhorou o tempo de contratação

Entre as organizações que usam automação ou IA no RH, 69% dos profissionais de RH dizem que o tempo para preencher vagas ficou um pouco (53%) ou muito (16%) melhor por causa disso, na pesquisa de 2022 da SHRM com 1.688 associados. Quando os respondentes concordam de forma tão consistente, isso confirma o impacto mensurável da automação na aquisição de talentos.

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16. 60% das organizações já usam ferramentas de automação

Uma pesquisa da Duke University mostra que 60% das organizações já operam soluções de automação em seus workflows. A adoção deixou de ser território de early adopters para se tornar prática comum nos negócios. As organizações que ainda não usam automação estão cada vez mais em desvantagem competitiva.

17. A implantação em nuvem detém 67,9% de participação de mercado

O segmento de nuvem detém 67,9% do mercado, sinal do avanço em direção a plataformas de automação flexíveis e acessíveis. Ferramentas baseadas em nuvem são implantadas mais rápido e escalam com mais facilidade do que alternativas locais. Esse modelo também atende bem equipes distribuídas que trabalham em diferentes locais e fusos horários.

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18. A automação aumenta a precisão dos dados em até 88%

88% dos usuários de automação confiam que ela executa tarefas sem erros. Isso vem de eliminar erros de entrada manual de dados e tratar as informações de forma consistente. Maior precisão significa menos retrabalho e decisões melhores.

19. 88% dos usuários de automação confiam que ela executa tarefas sem erros

A Salesforce constatou que 88% dos usuários de automação confiam que ela executa tarefas sem erros. Com o erro humano tão próximo de zero, a confiabilidade nas operações muda para sempre. Tarefas que antes precisavam de dupla verificação passam a rodar com confiança.

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20. Retorno do investimento em seis meses

O prazo de retorno da automação de workflows pode ser curto. Um estudo Total Economic Impact da Forrester encomendado pela Microsoft projeta mais de 200% de ROI em três anos para uma empresa composta de 300 pessoas que roda seus processos no Dynamics 365 Business Central, com retorno do investimento em seis meses. Um retorno tão rápido tira boa parte do risco do investimento. As empresas conseguem demonstrar valor cedo e ganhar tração para uma expansão mais ampla.

21. Empresas menores relatam taxas de sucesso mais altas com automação

A Deloitte constatou que 54% das organizações em fase de implementação e escala não calcularam qual parcela da força de trabalho teve funções alteradas

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22. 89% dos funcionários estão mais satisfeitos com o trabalho por causa da automação

A automação no ambiente de trabalho acompanha de perto a satisfação no trabalho: 89% dos funcionários relatam satisfação melhorada ao usar essas ferramentas. Funcionários satisfeitos permanecem mais tempo e têm desempenho melhor. A automação elimina as tarefas frustrantes que alimentam o desengajamento.

23. 85% dos líderes empresariais acreditam que a automação libera tempo para trabalho estratégico

A liderança também enxerga o valor estratégico: 85% dos líderes empresariais dizem que a automação da carga de trabalho daria a eles e a seus funcionários mais tempo para focar nos objetivos que realmente importam para a empresa. Quando a visão da liderança se alinha à experiência dos funcionários, as condições para iniciativas de automação bem-sucedidas estão dadas. Com os dois grupos enxergando valor, a adoção tende a fluir bem.

Você pode testar o this+that gratuitamente para colocar um número no seu próprio potencial de automação. Ele analisa seus padrões de comunicação e sinaliza as tarefas que poderiam ser automatizadas.

Perguntas frequentes

Qual é o maior desafio para a eficiência de workflows nos ambientes de trabalho modernos?

A fragmentação da comunicação lidera a lista, com 60% dos funcionários incapazes de obter sem dificuldade as informações essenciais para o trabalho junto aos colegas. Quando tarefas, atualizações e solicitações estão espalhadas entre e-mail, chat e outros canais, itens de trabalho se perdem e prazos escorregam. Plataformas que unificam essas comunicações e extraem automaticamente itens de ação atacam o cerne do problema.

Quanto tempo os funcionários costumam gastar por dia com trabalho reativo?

A Zapier constatou que 94% dos trabalhadores realizam tarefas repetitivas e demoradas em sua função. Trabalhadores dos EUA também perdem 308 horas por ano em trabalho duplicado ou já irrelevante. Todo esse tempo drenado representa a maior oportunidade de melhoria impulsionada por automação.

Qual é o papel da IA na melhoria da eficiência de workflows?

A IA leva a automação de workflows além dos simples gatilhos baseados em regras, rumo ao gerenciamento inteligente de tarefas. 92% dos trabalhadores do conhecimento relatam melhora no trabalho ao usar automação com IA. Ela lê tarefas a partir de linguagem natural, prioriza o trabalho com base no contexto e direciona itens às pessoas certas sem configuração manual.

As ferramentas de automação de workflows podem se integrar com plataformas de comunicação já existentes?

A automação de workflows moderna se conecta com as principais plataformas, incluindo Gmail, Outlook, Slack, Microsoft Teams e Google Chat. O segmento de nuvem, que detém 67,9% da participação de mercado, mostra a mudança do setor em direção a soluções conectadas e acessíveis. A profundidade da integração varia conforme a plataforma; as ferramentas mais capazes extraem tarefas diretamente do conteúdo das mensagens, em vez de exigir que você encaminhe algo manualmente.