7 alternativas ao Asana com extração de tarefas por IA

O Asana segue sendo uma ferramenta popular de gestão de projetos, mas as equipes precisam cada vez mais de algo além de quadros de tarefas e gráficos de Gantt. Elas precisam de uma IA que puxe automaticamente os itens de ação dos e-mails, das mensagens no Slack e das conversas no Teams, sem digitação manual. Hoje, as plataformas de gestão de projetos com IA costumam se dividir em duas abordagens: gestão de projetos turbinada por IA e automação de workflows guiada pela comunicação.

Principais conclusões

• A extração de tarefas entre canais amplia onde o trabalho pode ser capturado: o this+that lê Gmail, Outlook, Slack, Microsoft Teams, Google Chat, e WhatsApp Business para extrair automaticamente tarefas, prazos e itens de ação em uma visão única
• A criação de workflows em linguagem natural reduz a necessidade de configuração técnica: plataformas como this+that e Lindy permitem descrever automações em português comum, em vez de configurar gatilhos complexos baseados em regras
• O tempo de implantação varia conforme a plataforma e o modelo de adoção: ferramentas desenhadas para onboarding leve permitem conectar contas rapidamente, enquanto migrações maiores de workflow ou de gestão de projetos costumam exigir mais planejamento, configuração e treinamento.
• O this+that oferece todos os recursos sem custo durante o período de beta, até 1º de setembro de 2026
• Bases de conhecimento de equipe ancoram a IA em contexto real de negócio: o conhecimento operacional compartilhado evita respostas genéricas e garante que as automações reflitam os processos reais da empresa

Equipes que avaliam alternativas ao Asana normalmente precisam de mais do que quadros: precisam capturar o trabalho direto das mensagens onde ele começa. As melhores opções combinam extração de tarefas com IA, criação de workflows em linguagem natural, contexto de equipe e integrações com e-mail, chat e ferramentas de trabalho.

Este guia examina sete alternativas que entregam extração de tarefas com IA para equipes prontas a ir além da gestão de projetos tradicional.

Por que as equipes estão indo além da gestão de projetos tradicional

Plataformas tradicionais de gestão de projetos dependem, em geral, de as pessoas criarem e atualizarem tarefas manualmente. Cada item de ação enterrado em uma conversa de e-mail ou no Slack exige que alguém o reconheça, copie e cole no sistema de projetos. Pesquisas mostram perdas de produtividade quando as equipes transferem tarefas manualmente entre ferramentas de comunicação e quadros de projeto.

A extração de tarefas com IA resolve isso identificando automaticamente itens de ação, prazos e compromissos nos canais de comunicação. Em vez de depender de alguém lembrar de cada pedido, sistemas inteligentes leem as mensagens que chegam e trazem à tona o que precisa de atenção.

1. this+that: extração de tarefas entre canais com automação de workflows

O this+that foi desenhado em torno da extração de tarefas a partir da comunicação, em e-mail e chat. Lê Gmail, Outlook, Slack, Microsoft Teams, Google Chat, e WhatsApp Business para extrair tarefas automaticamente em uma visão unificada no DoBox. A plataforma opera com um princípio simples: as mensagens entram e as ações saem.

Principais recursos:

• Extração automática de tarefas a partir de Gmail, Outlook, Slack, Microsoft Teams, Google Chat, e WhatsApp Business
• Lista unificada no DoBox, com níveis de prioridade e prazos atribuídos automaticamente
• Criação de workflows em linguagem natural, com construtor de arrastar e soltar
• Base de conhecimento Brain da equipe, que ancora a IA nos processos reais do seu negócio
• Suporte a Model Context Protocol (MCP) para conectar ferramentas e APIs personalizadas
• Links de contexto que levam de volta às mensagens originais em todos os canais

A força da plataforma está na arquitetura entre canais. Ela processa mensagens de e-mail e de chat, trazendo o trabalho de várias fontes para um só lugar, ao mesmo tempo. O construtor visual aceita descrições em linguagem natural e gera automações entre ferramentas, com classificação e extração por IA. A pessoa descreve o que quer automatizar em português comum e o sistema monta o workflow.

A implantação é rápida. A plataforma conecta às contas de e-mail e chat existentes sem exigir migração nem troca de ferramenta.

2. Lindy

A Lindy se posiciona como assistente executivo de IA e plataforma de construção de agentes, permitindo criar agentes personalizados e conectá-los às ferramentas de trabalho suportadas.

Principais recursos

• Criação de agentes personalizados em construtor no-code, sem exigir programação: a plataforma oferece uma interface visual onde se configuram comportamentos, gatilhos e respostas por arrastar e soltar e instruções em linguagem simples, permitindo que equipes não técnicas montem automações sofisticadas.
• Integrações nativas e por API: a Lindy oferece conexões nativas com e-mail, CRM, gestão de projetos e ferramentas de comunicação, além de suporte a Pipedream para conectar aplicativos adicionais por API.
• Triagem de e-mail e geração de rascunhos organizam o que chega e criam modelos de resposta: a IA analisa o conteúdo, categoriza por prioridade e tema, e gera rascunhos adequados ao contexto para o usuário revisar e enviar.
• Chamadas de voz e SMS com números de telefone dedicados estendem a comunicação além do digital: as equipes recebem números que os agentes usam para ligar, enviar mensagens e conduzir fluxos por voz.
• Gestão de agenda e agendamento coordenam reuniões no Zoom e no Google Meet: o agendamento automático encontra horários livres, envia convites, resolve conflitos e se integra às plataformas de videoconferência, montando o fluxo completo da reunião sem gestão manual.

A Lindy é usada por equipes que precisam de flexibilidade máxima para construir agentes sob medida e que sabem descrever com clareza o que esperam da IA. Costuma ser aplicada onde os recursos de voz e SMS acrescentam canais que vão além de e-mail e chat.

3. Monday.com

O Monday.com oferece gestão visual de projetos por meio de quadros, linhas do tempo e painéis personalizáveis.

Principais recursos

• Quadros personalizáveis com várias visualizações permitem estruturar o acompanhamento conforme a metodologia da equipe: dá para criar quadros com colunas, campos e status próprios, de listas simples a processos complexos de várias etapas com dependências.
• Visualizações Kanban, Gantt e calendário mostram perspectivas diferentes dos mesmos dados: os mesmos itens podem aparecer como cartões que avançam por etapas (Kanban), barras de duração e dependência (Gantt) ou entradas de calendário com prazos e marcos.
• Automações com lógica de gatilho e ação reduzem atualizações manuais de status: a equipe define regras em que certos eventos, como mudança de status ou aproximação de prazo, disparam notificações, atualizam itens relacionados ou movem tarefas de etapa.
• A colaboração com compartilhamento de arquivos e comentários centraliza a comunicação do projeto: comentar em cada tarefa mantém a discussão junto do trabalho, e os anexos evitam buscas em repositórios separados.
• A alocação de recursos e a gestão de carga acompanham a capacidade da equipe entre projetos: as visões de capacidade mostram como o trabalho se distribui, destacando sobrecarga e ociosidade para que gestores equilibrem antes que vire problema.

O Monday.com é usado por equipes que priorizam gestão visual e querem manter fluxos baseados em quadros, com algum apoio de IA. Costuma ser aplicado onde se prefere visões estruturadas de projeto à automação a partir da caixa de entrada.

4. ClickUp

O ClickUp combina gestão de projetos, colaboração em documentos e acompanhamento de metas em uma única plataforma.

Principais recursos

• Várias visualizações de projeto, incluindo lista, quadro, Gantt e calendário, atendem preferências e tipos de projeto diferentes: a equipe alterna entre visões sem recriar dados, escolhendo a que melhor apoia o momento do trabalho ou o relatório necessário.
• Ferramentas de criação e colaboração em documentos integram conhecimento e tarefas: documentos, wikis e quadros brancos se conectam diretamente a projetos e tarefas, mantendo documentação e execução no mesmo sistema.
• Acompanhamento de metas e OKRs liga o trabalho diário aos objetivos estratégicos: define-se metas de empresa e de equipe com alvos mensuráveis e conecta-se tarefas individuais a esses objetivos, mantendo o alinhamento entre execução e estratégia.
• Controle de tempo e relatórios mostram onde o esforço realmente vai: o registro de tempo nas tarefas gera relatórios de investimento por projeto, ajudando a identificar gargalos, estimar melhor e apoiar a cobrança em projetos de cliente.
• Campos e status personalizados adaptam a plataforma aos processos existentes: a equipe cria campos para qualquer dado relevante e etapas que refletem como o trabalho de fato circula na organização.

O ClickUp é usado por equipes que buscam um espaço único combinando gestão de projetos com colaboração em documentos. Seus recursos de IA incluem apoio à escrita e resumo de conteúdo.

5. Fyxer

O Fyxer funciona como assistente de caixa de entrada com IA, focado em redação de e-mails e coordenação de reuniões.

Principais recursos

• Rascunhos de resposta assistidos por IA: a plataforma gera rascunhos a partir dos padrões das mensagens anteriores do usuário, ajudando a manter tom, vocabulário, estrutura e formatação habituais.
• Integração de notas de reunião com Zoom e Google Meet captura e resume as conversas: a IA entra nas reuniões agendadas, grava, transcreve, identifica decisões e itens de ação e gera resumos estruturados entregues após cada sessão.
• Gestão de agenda e apoio ao agendamento coordenam a disponibilidade dos participantes: o agendamento automático encontra horários comuns analisando várias agendas, envia convites e trata remarcações quando surgem conflitos.
• Funciona dentro do Gmail ou Outlook, sem exigir um novo cliente de e-mail: o assistente se integra à interface atual por extensões de navegador ou suplementos, sem trocar de aplicativo nem aprender um fluxo novo.
• Resumos de reunião com a marca da empresa para times que atendem clientes: dá para personalizar formato e identidade visual dos resumos, criando documentos apresentáveis que servem como registro oficial da reunião.

O Fyxer é usado por pessoas e equipes pequenas que trabalham sobretudo no e-mail e querem apoio de IA na redação e no follow-up de reuniões. Sua funcionalidade se concentra em Gmail e Outlook.

6. Shortwave

O Shortwave reconstruiu o e-mail do zero como um cliente Gmail nativo de IA.

Principais recursos

• Busca com IA em linguagem natural encontra mensagens em anos de histórico: dá para perguntar em português comum, como “e-mails da Sarah sobre a proposta do projeto no mês passado”, em vez de montar sintaxe complexa, e a IA interpreta a intenção para trazer as conversas relevantes.
• Resumos de e-mail e digestos instantâneos condensam conversas longas: a IA lê trocas de várias mensagens e gera resumos concisos com temas principais, decisões e itens de ação, poupando o tempo de ler tudo.
• Extração de tarefas do conteúdo identifica automaticamente os itens de ação citados: o sistema reconhece linguagem de tarefa nos e-mails recebidos e cria itens acionáveis com links de contexto para as mensagens originais.
• A colaboração em conversas compartilhadas permite discussão interna sobre e-mails externos: a equipe adiciona notas, menções e reações a mensagens de clientes ou parceiros sem incluir os destinatários externos.
• Filtros de IA organizam a caixa categorizando o que chega: os algoritmos analisam padrões e conteúdo para separar os e-mails em categorias próprias, reduzindo a triagem manual e mantendo o importante visível.

O Shortwave é usado por quem domina o Gmail e quer substituir o cliente de e-mail por uma alternativa nativa de IA. Costuma ser aplicado onde busca e resumo dentro do Gmail são o ponto central.

7. Superhuman

O Superhuman construiu sua reputação sobre velocidade no e-mail, com atalhos de teclado e otimizações que, segundo os usuários, economizam quatro horas por semana.

Principais recursos

• Suporte a atalhos de teclado: a plataforma inclui teclas de atalho para ações comuns como redigir, enviar, arquivar, buscar e agendar, dando uma forma de percorrer a caixa sem sair do teclado.
• Status de leitura mostra quando o e-mail foi aberto: o remetente é avisado quando o destinatário abre a mensagem, o que dá noção do engajamento e ajuda a priorizar follow-ups de e-mails lidos e não respondidos.
• A caixa dividida separa tipos diferentes de mensagem para triagem: a interface divide o que chega em categorias como “Importante”, “Todo o resto” e outras personalizadas, permitindo tratar o prioritário primeiro e agrupar o resto para depois.
• Redação com IA e sugestões de resposta instantânea aceleram a composição: o sistema sugere respostas comuns para tipos frequentes de mensagem e usa IA para redigir respostas mais longas a partir do contexto.
• A base de conhecimento de equipe guarda informações citadas com frequência nas conversas: a equipe monta um repositório compartilhado de informações, argumentos e modelos que a IA consulta ao redigir, garantindo consistência entre as pessoas.

O Superhuman é usado por quem recebe muito e-mail, prioriza velocidade e quer saber quando as mensagens são abertas. Costuma ser aplicado onde a ênfase está na velocidade do e-mail, e não na extração de tarefas entre canais ou na automação de workflows.

Se você está comparando o Asana especificamente com o this+that, nossa comparação lado a lado mostra onde cada um se encaixa.

Perguntas frequentes

O que define a extração de tarefas com IA em ferramentas de gestão de projetos?

A extração de tarefas com IA usa processamento de linguagem natural para identificar automaticamente itens de ação, prazos e compromissos dentro das mensagens, sem entrada manual. Diferente da gestão tradicional, em que a pessoa cria as tarefas, os sistemas de extração leem e-mails, mensagens de chat e outras comunicações para trazer à tona o que precisa de atenção. A IA reconhece padrões e cria tarefas correspondentes, com prazo e link de contexto para a conversa original.

Como as alternativas ao Asana com IA lidam com tarefas de e-mail e chat ao mesmo tempo?

Plataformas como o this+that conectam a vários canais por integrações nativas, processando em tempo real as mensagens que chegam de Gmail, Outlook, Slack, Microsoft Teams, Google Chat, e WhatsApp Business. A IA analisa cada mensagem em busca de itens de ação, seja qual for a origem, e apresenta uma lista unificada ordenada por urgência. A pessoa vê todo o trabalho em uma visão única no DoBox, em vez de checar caixas de entrada e quadros separados.

Ferramentas de gestão de projetos com IA realmente substituem follow-ups manuais e digitação?

Sim, dentro de certos limites. As ferramentas de extração eliminam o fluxo de copiar e colar em que alguém transfere tarefas das mensagens para o quadro. A automação cuida da identificação e categorização rotineiras, preservando os links para as conversas originais. Decisões complexas continuam exigindo julgamento humano, mas o volume de digitação manual cai bastante quando a IA faz a extração e a organização iniciais.

Como o this+that difere de assistentes gerais como o ChatGPT na gestão de projetos?

Assistentes gerais dão respostas conversacionais a perguntas, mas exigem que a pessoa execute manualmente qualquer ação sugerida. O this+that funciona como plataforma de automação: extrai tarefas sozinho e executa workflows entre ferramentas sem precisar de comandos a cada passo. A IA lê suas mensagens em segundo plano e traz os itens de ação de forma proativa, em vez de esperar você perguntar o que precisa ser feito.