12 estatísticas de gestão de conhecimento para 2026

O que a pesquisa diz sobre as horas perdidas achando coisas, e sobre o conhecimento que sai pela porta

Toda empresa sabe mais do que consegue achar. A resposta à pergunta de um cliente existe, na caixa de enviados de alguém ou numa corrente de março, e quem precisa dela vai gastar vinte minutos procurando antes de escrevê-la de novo do zero. As estatísticas abaixo dimensionam essa distância: quanto tempo as pessoas passam procurando, quanto isso custa, e quanto do que uma organização sabe existe em exatamente uma cabeça. O Brain no this+that é a nossa tentativa da outra abordagem, uma camada de conhecimento preenchida pela comunicação que um time já produz, e não por alguém lembrar de registrar as coisas.

Principais conclusões

• Quem tem um cargo feito sobretudo de comunicação e coordenação gasta quase 20% da semana de trabalho procurando informação interna, e 28% cuidando de e-mail, pelas estimativas do McKinsey Global Institute.
• Uma organização grande perde US$ 47 milhões por ano com compartilhamento ineficiente de conhecimento, pelo modelo da Panopto para uma empresa de 17.700 pessoas.
• 42% do conhecimento institucional é exclusivo da pessoa que o guarda, então ele vai embora quando ela vai.
• As pessoas desperdiçam 5,3 horas por semana esperando informação de colegas ou recriando conhecimento que já existe.
• O tempo mediano de casa é de 3,9 anos (BLS), o menor desde 2002, então a perda de conhecimento é contínua e não ocasional.

Quanto tempo as pessoas passam procurando informação

1. Quase 20% da semana vai para achar informação interna

O relatório do McKinsey Global Institute põe em quase 20% da semana de trabalho o tempo gasto “procurando informação interna ou rastreando colegas que podem ajudar em tarefas específicas”. Um dia em cada cinco, localizando coisas que já existem em algum lugar da organização.

É daí que vem o número de 1,8 hora por dia, ou 9,3 horas por semana que circula bastante. Essa versão é o percentual convertido em horas contra uma semana maior que quarenta, e não um número que o MGI publicou, o que vale saber antes de citar.

2. E 28% da semana vai para e-mail

Do mesmo relatório: quem tem um cargo feito sobretudo de comunicação e coordenação gasta cerca de 28% da semana de trabalho cuidando de e-mail. Busca e e-mail juntos tomam quase metade da semana antes de o trabalho de fato começar.

3. A estimativa da IDC é ainda maior, em 2,5 horas por dia

A pesquisa da IDC põe o tempo de busca de quem trabalha com conhecimento em 2,5 horas por dia. As duas estimativas divergem em cerca de 40%, o que vale dizer com clareza em vez de escolher a mais dramática. As duas descrevem o mesmo fenômeno na mesma ordem de grandeza.

4. As pessoas perdem 5,3 horas por semana esperando ou recriando

A pesquisa da Panopto com a YouGov achou pessoas nos EUA desperdiçando 5,3 horas toda semana esperando informação de colegas ou recriando conhecimento institucional que já existia. Isso mede algo mais estreito que tempo geral de busca: é o custo especificamente do conhecimento que existe mas não é alcançável.

Quanto custa

5. US$ 47 milhões por ano para uma organização grande

A Panopto modelou o custo do compartilhamento ineficiente de conhecimento em US$ 47 milhões por ano para uma organização de 17.700 pessoas. O número é um modelo construído sobre horas relatadas em pesquisa, e não uma perda medida, e se lê melhor por pessoa.

6. Cerca de US$ 2.700 por pessoa por ano

Os US$ 47 milhões da Panopto valem para uma empresa média de 17.700 pessoas, o que dá aproximadamente US$ 2.700 por pessoa por ano. Essa divisão é aritmética nossa, e não um número que eles publicam, e é a que viaja para organizações de outros tamanhos: cerca de US$ 2,7 milhões com mil pessoas.

7. US$ 132,7 milhões por ano com 50.000 pessoas

O número mais alto da própria Panopto é US$ 132,7 milhões por ano para um negócio de 50.000 pessoas. O custo por cabeça não melhora com a escala, que é a parte interessante: organizações maiores não ficam melhores nisso, ficam mais caras nisso.

Quanto conhecimento tem uma cópia só

8. 42% do conhecimento institucional é exclusivo da pessoa

A Panopto achou que 42% do conhecimento institucional é exclusivo de quem o guarda. Não documentado em lugar nenhum, desconhecido de qualquer colega. Quase metade do que uma empresa sabe tem um ponto único de falha anexado.

9. Seis em cada dez pessoas têm dificuldade de obter a informação de que precisam

60% das pessoas relatam dificuldade em obter a informação de que precisam para fazer bem o serviço delas. É essa a textura diária dos números acima: não uma crise, apenas atrito constante.

10. 85% consideram o compartilhamento de conhecimento crítico para a produtividade

85% das pessoas concordam que preservar e compartilhar conhecimento único no trabalho é crítico para aumentar a produtividade. Concordância quase unânime de que isso importa, ao lado de 42% dele ainda vivendo numa cabeça só, é a distância que este campo inteiro existe para fechar. A base da pesquisa foi de 1.001 pessoas adultas nos EUA em organizações de 200 pessoas ou mais, cada uma com pelo menos cinco anos de experiência.

Por que o problema nunca se acomoda

11. O tempo mediano de casa é de 3,9 anos

O Bureau of Labor Statistics põe o tempo mediano de casa em 3,9 anos em janeiro de 2024, contra 4,1 anos em janeiro de 2022 e a menor leitura desde 2002. Qualquer base de conhecimento que dependa de quem a construiu está sendo reconstruída num ciclo de quatro anos.

12. 3,2 milhões de pessoas nos EUA pediram demissão num único mês

O BLS registrou 3,2 milhões de demissões voluntárias em junho de 2026, uma taxa de 2,0%. Cada uma leva uma fatia daqueles 42% junto. A perda de conhecimento não é um evento para o qual uma empresa possa se preparar; é uma taxa com que ela convive.

O padrão por baixo

Os números descrevem dois problemas que parecem um. O primeiro é recuperação: a informação existe e não é achada, que é o que o tempo de busca mede. O segundo é captura: a informação nunca foi registrada, que é o que os 42% medem. As ferramentas em geral atacam o primeiro e supõem que o segundo já foi resolvido.

Em geral não foi, e a razão é estrutural. Registrar coisas é trabalho com retorno adiado, feito por pessoas cujos prazos são imediatos. Então a documentação acontece quando alguém tem tempo, isto é, raramente, e envelhece logo depois. A rotatividade então remove a pessoa que sabia o que o documento deixou de fora.

O que muda o formato disso é uma captura que não dependa de alguém lembrar. A resposta à pergunta do cliente já foi escrita, numa resposta que alguém enviou em março. A decisão por trás da mudança de preço já foi explicada, numa corrente. O conhecimento não está faltando, está sem índice, parado no fluxo de mensagens em que o trabalho aconteceu.

É essa a aposta por trás do Brain: uma camada de conhecimento que se preenche com a comunicação que um time já produz. Escrevemos sobre o raciocínio em o meio que falta no conhecimento da empresa e sobre por que modelos mantidos à mão decaem em a Web Semântica não falhou porque as ontologias estavam erradas.

Como levantamos isto

Os números da Panopto vêm do Workplace Knowledge and Productivity Report dela, conduzido com a YouGov entre 1.001 pessoas adultas nos EUA em organizações de 200 pessoas ou mais. Os números de custo naquele relatório são modelos construídos sobre horas autorrelatadas, e não perdas medidas, e os rotulamos assim.

Dados de tempo de casa e de demissões vêm do Bureau of Labor Statistics. Os números de tempo de busca da McKinsey e da IDC são muito repetidos no setor de gestão de conhecimento; ligamos as melhores fontes disponíveis e relatamos os dois em vez de escolher o maior. Onde as estimativas divergem, dizemos isso.