Como impedir que o trabalho escape entre e-mail e Slack

O trabalho escapa pelas frestas porque o lugar em que um compromisso é assumido e o lugar em que ele é acompanhado são diferentes, e mover de um para o outro é um passo manual que uma pessoa ocupada pula.

É esse o problema inteiro. Alguém pede algo numa corrente do Slack ou num e-mail, você pretende fazer, e a intenção nunca vira um item acompanhado. Ninguém decidiu abandonar. A passagem simplesmente não aconteceu.

As soluções abaixo estão ordenadas por quanto de fato mudam isso, da menor para a maior. Nós construímos o this+that, que é a quarta abordagem, então leia a última seção sabendo que temos interesse nela. As três primeiras são o que a maioria dos times deveria tentar antes.

Por que acontece, especificamente

Três condições precisam se alinhar para algo ser abandonado, e em e-mail e conversa elas se alinham o tempo todo.

O pedido não parece uma tarefa. Ele chega como uma frase no meio de uma conversa. “Consegue mandar a apresentação atualizada antes de quinta” é um compromisso, mas está formatado igualzinho ao resto da corrente.

Ninguém assume. Num canal com quatro pessoas, um pedido endereçado ao grupo é um pedido endereçado a ninguém. Todo mundo supõe que outra pessoa está com ele.

Capturar custa mais que ler. Ler a mensagem leva dois segundos. Abrir o gerenciador de tarefas, escrever um título, acrescentar contexto e atribuir um dono leva um minuto. Sob carga, as pessoas leem e adiam.

A carga não é modesta. O estudo da Microsoft sobre o dia de trabalho infinito põe a média em 117 e-mails e 153 mensagens do Teams por dia, com uma interrupção a cada dois minutos. Qualquer solução que dependa de uma pessoa executar com confiabilidade um passo manual pequeno, 270 vezes ao dia, não é uma solução.

Abordagem 1: acordar onde o trabalho vive, e cobrar

A mudança mais barata é uma regra: um pedido não é real até estar no acompanhamento. Diga isso em voz alta nas reuniões, faça todo mundo concordar, escreva no manual do time, imprima em camisetas, e peça que as pessoas respondam na corrente com o link do ticket.

O que resolve: a ambiguidade sobre quem assume, e a falha do “achei que você tinha pego”.

O que não resolve: o custo de capturar. Você tornou o passo manual obrigatório sem torná-lo mais barato, então as pessoas seguem a regra quando têm folga na semana, e quando não têm, ou pulam, ou se estressam para manter.

Vale fazer mesmo assim, porque toda outra abordagem funciona melhor sobre um time que concorda onde o trabalho vive.

Abordagem 2: usar os atalhos de captura que as suas ferramentas já têm

A maioria dos gerenciadores de tarefas cria uma tarefa a partir de uma mensagem sem muita digitação. As integrações de Asana, Linear, Jira e Todoist com o Slack transformam uma mensagem em tarefa pelo menu da mensagem. O Gmail empurra um e-mail para o Google Tasks. Superhuman, Shortwave e clientes parecidos têm as próprias versões.

O que resolve: a maior parte do custo de capturar. Um minuto vira alguns segundos.

O que não resolve: notar. Alguém ainda precisa reconhecer a frase como compromisso e decidir agir, nos dois segundos antes de a próxima mensagem chegar. Atalhos ajudam nas mensagens que você pega e não fazem nada pelas que você passa batido.

É a mudança de maior valor para a maioria dos times, e é grátis.

Abordagem 3: ferramentas de acompanhamento e lembrete

Uma camada que observa mensagens enviadas sem resposta e te cutuca: “você perguntou sobre isto há quatro dias”. Vários assistentes de e-mail fazem isso bem, e é o núcleo de ferramentas como Fyxer e Serif.

O que resolve: a metade que sai. Coisas que você pediu e ficaram no vácuo.

O que não resolve: a metade que entra, que costuma ser maior. Um lembrete sobre uma mensagem que você enviou não ajuda com o pedido que alguém te fez numa corrente que você leu no celular e nunca reabriu.

Abordagem 4: extração, em que a própria mensagem cria a tarefa

A última abordagem remove o passo manual em vez de encurtá-lo. Um software lê o fluxo de mensagens, reconhece os pedidos e compromissos dentro dele, e cria tarefas acompanhadas e atribuídas sem ninguém decidir capturar nada.

É isso que construímos. O this+that lê Gmail, Outlook, Slack, Microsoft Teams, Google Chat, e WhatsApp Business como um fluxo só e transforma o trabalho dentro deles em tarefas com dono e link de volta à mensagem de onde vieram, e então roda fluxos sobre elas.

O que resolve: notar e capturar juntos, que é a dupla que de fato causa o problema.

O que custa, com honestidade: você está confiando a um software o julgamento do que conta como compromisso, então ele vai criar tarefas que você não criaria e ocasionalmente perder algumas que você criaria. Ele precisa de acesso ao seu e-mail e à sua conversa, o que é uma decisão real e não uma formalidade. E muda para onde o seu time olha de manhã, uma mudança de hábito que nenhuma ferramenta evita.

Quem mais está nesse espaço: o Chaser faz acompanhamento de tarefas dentro do Slack, embora as tarefas sejam criadas deliberadamente em vez de extraídas. O Viktor executa o trabalho que você pede no Slack ou no Teams. Gerenciadores como Asana e Linear são onde o trabalho extraído costuma ir depois.

Qual escolher

Se o seu time nunca acordou onde o trabalho vive, comece por aí. Nenhuma ferramenta conserta um time que acompanha trabalho em quatro lugares.

Se vocês acordaram e as coisas ainda escapam, use os atalhos de captura. Grátis, imediato, e ataca o maior custo isolado.

Se o que escapa são sobretudo coisas que você pediu a outras pessoas, uma ferramenta de acompanhamento é a solução dirigida.

Se o que escapa são sobretudo pedidos feitos a você e ao seu time, em mais de um canal, extração é a única abordagem que ataca o notar. É o caso para o qual construímos, e é também o caso em que as outras três rendem pouco, porque todas supõem que uma pessoa viu o pedido.

Perguntas frequentes

Por que gerenciadores de tarefas não resolvem isso sozinhos? Porque um gerenciador de tarefas parte de uma tarefa. Tudo antes disso, notar o pedido e registrá-lo, acontece na corrente de mensagens e continua manual.

Ligar mais notificações ajuda? Em geral piora. O problema não é que as mensagens não são vistas, é que mensagens vistas não viram trabalho acompanhado. Mais alertas acrescentam interrupções a um dia que já tem uma a cada dois minutos.

E pedir que as pessoas mandem os pedidos como tickets? Funciona dentro de um time que concorda com isso e falha em tudo que vem de fora: clientes, fornecedores, pessoas candidatas. Você não controla como as outras pessoas te pedem coisas.

Como acompanhar automaticamente compromissos assumidos por conversa? Ou uma pessoa os captura com um atalho de integração, ou um software lê o canal e os extrai. O primeiro é confiável quando alguém lembra; o segundo não depende de lembrar.

Existe um jeito gratuito de começar? Existe. Acordar onde o trabalho vive não custa nada, e os atalhos de mensagem para tarefa no Slack, no Gmail e na maioria dos gerenciadores já vêm nos planos que você paga.