Você não precisa ser de engenharia para montar um fluxo

Um amigo me fez uma pergunta simples outro dia. O this+that conseguiria dizer quem manda e-mail para ele e quanto, para ele finalmente arrumar a caixa? Só uma contagem: estes dez remetentes respondem por metade do que cai na sua caixa, aqui estão, ordenados.

É um ótimo exemplo de algo fácil de querer e estranhamente difícil de conseguir. Abra o Gmail ou o Outlook e não há botão para isso. Você busca um remetente por vez, mas não consegue pedir “ordene todo mundo”. Então a maioria das pessoas recorre a uma de duas opções. Instala um limpador de propósito único como o Clean Email ou o Mailstrom, que agrupa a caixa por remetente e faz exatamente esse serviço bem. Ou, se for técnica, puxa o e-mail por uma API e escreve um script, ou pede a um agente de IA que faça na hora. De um jeito ou de outro a resposta é descartável. Você olha uma vez, arquiva alguns boletins, e no mês seguinte está de volta ao ponto de partida sem registro do que mudou.

Um fluxo te dá uma terceira opção, e ela muda quem pode ter isso. Você não escreve um script e não espera alguém técnico. Você descreve a pergunta em linguagem comum, uma vez, e o this+that monta a coisa que responde. Ela roda sozinha, e a resposta fica em algum lugar em que você a reutiliza.

A receita

Aqui vai a versão que montei para o meu amigo. Três passos.

1. Uma agenda. O fluxo roda toda segunda de manhã. Ninguém precisa lembrar de disparar.
2. Ler a caixa recente. Um passo puxa o lote mais recente de mensagens nos canais que você conectou, não só o Gmail, mas Slack, Outlook e o resto, se você usa.
3. Contar e registrar. Um passo de IA conta quantas mensagens vieram de cada remetente, ordena, e escreve o resultado numa página do seu brain com um título como “Quem me escreve”. Se a página já existir, ele acrescenta os números desta semana.

Esse terceiro passo é a parte que as ferramentas de propósito único não fazem. A resposta não é um painel que você olha e perde. É uma página na sua base de conhecimento que você, o seu assistente ou os seus colegas abrem quando quiserem, e que o fluxo mantém em dia.

Por que o brain muda o formato da resposta

Como a página persiste e se atualiza, uma foto de uma semana vira um quadro corrente. Semana a semana você vê um remetente barulhento subir, ou um fornecedor ficar quieto. Um script descartável não te mostra isso. Uma página que acumula mostra.

Também significa que a resposta está ligada a todo o resto que o this+that faz. O brain é o que apoia o assistente e os fluxos, então uma vez que “Quem me escreve” existe, o mesmo motor pode agir sobre isso. Você acrescenta passos que arquivam ou rotulam mensagens dos remetentes que você decidiu que são ruído, ou encaminham certos remetentes direto para uma tarefa. A contagem deixa de ser um relatório que você lê e vira algo que o sistema usa.

O mesmo padrão, qualquer pergunta

Contar remetentes foi só a primeira coisa que o meu amigo pediu. A razão de valer a pena mostrar é que o formato é reutilizável. Qualquer coisa que você consiga descrever sobre a sua caixa, você monta como um fluxo que mantém a resposta no seu brain:

• Quais boletins chegaram nesta semana e você nunca abriu.
• A quem você deve uma resposta e há quanto tempo essa pessoa espera.
• Quais correntes com um cliente ficaram quietas no último mês.
• Quanto da sua semana foi para um projeto, por volume de mensagens.

Nenhuma dessas tem botão no seu cliente de e-mail. Todas estão a um fluxo curto de distância, e todas caem no mesmo lugar.

O que ele não faz

Dois limites. Primeiro, o passo de leitura trabalha sobre uma janela recente, o lote mais novo de mensagens, e não uma varredura do seu arquivo de dez anos. É por isso que a versão semanal que acumula é o desenho certo: o quadro se forma ao longo do tempo em vez de tentar processar tudo numa passada. Se o que você quer é uma exclusão em massa por remetente, de uma vez só, em toda a caixa, um limpador dedicado ainda é a ferramenta melhor para esse serviço exato. Segundo, o passo de IA faz a contagem e a escrita, então você descreve o que quer em linguagem comum em vez de montar uma fórmula rígida. É isso que o torna flexível, e é também por isso que você vai querer ler a primeira página que ele produzir antes de confiar nele numa agenda.

O ponto não é que construímos um limpador de caixa melhor. É que a coisa que você de fato queria, uma resposta sob medida sobre a sua própria caixa que fica e faz alguma coisa, exigia ou uma ferramenta que fazia precisamente uma coisa, ou alguém de engenharia capaz de escrever o script. Agora é um fluxo que você descreve numa frase.

Principais conclusões

• A resposta sob medida que você queria sobre a sua própria caixa exigia um aplicativo avulso ou alguém de engenharia capaz de fazer o script. Agora você descreve numa frase e um fluxo monta.
• Um pedido comum e difícil de atender, “quem me escreve e quanto”, é um fluxo curto no this+that: agendar, ler o e-mail recente, contar por remetente, escrever no seu brain.
• A vantagem sobre um script de uma vez ou um limpador é a persistência. A resposta vive no seu brain, se atualiza numa agenda, e o mesmo motor pode agir sobre ela.
• O padrão vale para quase qualquer pergunta sobre a sua caixa, e nenhuma delas tem botão no seu cliente de e-mail.
• Ele lê uma janela recente em vez do seu arquivo inteiro, então a versão semanal que acumula é o desenho certo, e um limpador dedicado ainda ganha numa varredura em massa de uma vez só.

Se você quer ver o que isso traria à tona na sua própria caixa, experimente o this+that de graça e conecte as suas contas.